在公司设立或签订合同时，约定公司名称需要遵循以下步骤和注意事项：

符合法律规定

公司名称必须使用文字，不能使用数字、符号或图形。

公司名称应符合国家相关规定的名称，不能含有党政机构名称、有损社会公共利益或对公众造成误解的内容。

公司名称中行业只能选取一种，并且要与公司的经营范围相同。

公司名称中应标明“有限责任公司”或“股份有限公司”等字样，以便人们了解公司的性质和信用状况。

地域性要求

公司名称通常由所在地区、商号或字号、经营行业以及股份有限公司等部分构成。

在大陆注册的公司名字必须是简体的中文构成，不能是繁体字，行政区域不能用作字号。

唯一性

一个公司只允许采用一个名称，若因特殊情况需要使用两个名称，需经工商局审核准许，且不可重复登记其资金。

合同中的公司名称

当事人在订立合同时，合同中的公司名称应当使用文字，并且应与公章上的公司名称一致。

其他注意事项

公司名称一经依法登记，就成为识别性标记，受到法律的保护。

劳动合同中书写的公司名称，应该和公章上的公司名称一样，以确保合同的法律效力。

建议：

在设立公司或签订合同时，务必仔细审查公司名称是否符合上述法律规定，避免因名称问题导致的法律纠纷。

如果公司名称需要变更，应及时向公司登记机关申请变更登记，确保公司名称的合法性和有效性。