根据《中华人民共和国姓名管理条例》和《民法典》相关规定，声明改名需提交书面申请及相关证明材料。以下是具体步骤和注意事项：

一、改名声明书模板

内容结构：

基本信息

包含原姓名、性别、出生日期、身份证号、户籍所在地等。

改名原因

需说明改名的合法理由（如姓名误解、重名、名字中含有生僻字等）。

声明内容

明确声明新姓名与原姓名为同一人，更名行为自愿且无违法记录。

签字盖章

申请人签字并加盖公安机关公章（单位申请需额外加盖单位公章）。

示例：

```

改名字声明书

本人原名为[原姓名]，性别[男/女]，出生于[出生日期]，身份证号为[身份证号]，户籍所在地为[户籍地址]。因[具体原因]，现自愿更名为[新姓名]。此更名行为系本人自主决定，不存在任何违法违规情况，并承诺在使用新姓名期间遵守相关法律法规。特此声明。

申请人：[姓名]

日期：[填写日期]

[公安机关名称]（单位申请需额外加盖公章）

```

二、办理流程与所需材料

提交申请

携带户口簿、身份证、改名申请书及单位证明/村委会证明到户籍所在地派出所提交。

审核流程

派出所核实身份及材料，可能要求提供无犯罪记录证明。

完成15-30天审核（具体时间因地区而异）。

领取新证件

审核通过后，领取新户口簿和身份证，原证件作废。

三、注意事项

改名限制

更名需符合《民法典》第1015条规定（如非婚生子女改姓需父母同意）。

学生需提供学校证明，职工需单位同意。

法律保障

姓名权受法律保护，改名后享有与原姓名同等的权利。

后续事项

更名后需办理银行、社保、驾驶证等信息的变更。

四、特殊情况处理

跨省改名：

需在迁出地办理完户籍迁出手续，再在迁入地办理迁入手续。

重名处理：若新姓名与他人重名，需提供额外证明材料（如公安机关出具的《重名情况说明》）。

建议办理前咨询当地公安机关，确认具体流程及材料要求。